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Toda empresa o autónomo está sujeto a que Hacienda realice aquellas inspecciones que considere prudente para verificar que se estén cumpliendo con las obligaciones fiscales, así como para determinar que no se esté cometiendo evasión ni delito fiscal alguno. En todo caso, hay que tener presente que estas inspecciones son aleatorias, así que en cualquier momento puede ser realizadas.
Al respecto, no hay de qué preocuparse ante este tipo de situaciones. En todo caso, frente a esta inspección, siempre será prudente que cuente con la debida asesoría jurídica para evitar contratiempos. En este sentido, en BBMabogados contamos con los mejores profesionales para atender sus requerimientos en materia de Hacienda.
Como ya hemos indicado, este tipo de inspecciones obedecen a un criterio aleatorio de selección; sin embargo, antes de que ocurran, Hacienda usualmente nos enviará la correspondiente notificación previa de que se realizará la misma. Esta notificación puede ser:
– Por correo postal.
– De forma telemática, mediante la dirección de correo electrónica habilitada.
Aunque es de recordar que tal notificación también puede ser realizada in situ, es decir, presentada por el respectivo funcionario, quien se puede aproximar a la sede de la empresa o domicilio del autónomo para indicarle de forma escrita que deberá comparecer ante las oficinas de Hacienda en una hora y fecha determinada.
De igual forma, es de tener presente que este tipo de inspecciones también puede darse dentro del recinto de la propia empresa, en dónde los funcionarios pueden acudir con su equipo técnico para realizar la fiscalización en la sede física o recinto del comercio.
Desde BBMabogados queremos resaltar y enfatizar que toda notificación de Hacienda que le haya llegado debe ser recibida. No obstante, al momento de que se efectúe tal notificación es necesario que el particular se ponga en contacto con su correspondiente asesor jurídico, para que éste evalúe que tal notificación haya cumplido con las formalidades de ese acto administrativo.
En caso de que se haya incumplido con alguna de las formalidades establecidas, entonces será motivo para alegar tal incumplimiento al momento de la comparecencia. Así, en líneas generales, esta notificación debe contener:
❶ El organismo del cual proviene la citación.
❷ Lugar, fecha y hora en que se deberá comparecer.
❸ Los ejercicios fiscales (años) que serán evaluados y el tipo(s) de tributo(s) a ser revisados.
❹ Todo lo referente a las actuaciones que serán revisadas, desde el inicio hasta el período de culminación de las mismas.
❺ EL lugar y el momento en que se ha expedido el acto, así como la firma del funcionario quien suscribe la notificación.
La inspección también puede ocurrir en la sede o recinto de la empresa, sin previa notificación. No obstante, Hacienda no podrá hacer nada si no está presente el dueño, administrador o representante de la empresa.
En todo caso, los funcionarios de Hacienda solo podrán ingresar con la autorización del representante o dueño de la empresa, aunque es de recordar que bajo ningún concepto debemos evitar o impedir el ingreso de tales agentes, pues ello podría generar multas por infracción.
De igual manera, esta Inspección de Hacienda en Santander únicamente podrá realizarse en aquellas áreas de acceso al público, pues las demás están protegidas constitucionalmente en lo referente al derecho a la intimidad (como el área donde se lleva la contabilidad o se manejan los datos de la empresa). Así, a dichos espacios únicamente podrán ingresar esos funcionarios con una previa autorización judicial.
Por su parte, en la inspección dentro de la empresa, Hacienda podrá solicitar la misma documentación que ha de llevarse a una citación en sus oficinas.
Entre los documentos más comunes que pueden ser sujetos de fiscalización y que deben ser aportados por parte del contribuyente están:
– Las declaraciones de impuestos.
– Autoliquidaciones.
– Todo lo concerniente al recibo y comunicación de datos
– La Contabilidad de la empresa o del autónomo, estos son los libros de contabilidad, facturas, presupuestos aprobados, ofertas de servicios, justificativos de cualquier tipo, entre muchos otros.
Es muy importante llevar esta documentación de forma ordenada y ser muy exhaustivos al momento de aportarla, toda vez que la falta de algún documento puede acarrear diferentes tipos de sanciones, tal como veremos más adelante.
De igual manera, se debe tener presente que, si la notificación provino de alguna de las Dependencias Regionales de Inspección, no será obligatorio presentar la documentación contable, en tanto que si la misma viene de una Dependencia de Inspección de la Delegación de Hacienda (Agencia Estatal de Administración Tributaria o AEAT) sí deberá presentarse la información contable de la empresa.
Luego de una inspección, puede ocurrir que no se genere sanción alguna o que se deban cumplir con determinadas obligaciones causadas por alguna omisión. No obstante, también puede pasar que se declare algún tipo de infracción, bien por ocultamiento de información (omisión de documentos o ausencia de soportes) o por la utilización de medios fraudulentos (documentos forjados o intencionalmente diseñados para simular una situación distinta o tratar de engañar al fisco).
En todo caso, tales situaciones deberán constar en las respectivas diligencias, en donde reposarán los eventuales hechos irregulares que se hayan detectado. Es muy importante tener presente que es en la oportunidad de la presentación de las diligencias cuando el contribuyente debe realizar las observaciones o disconformidades con los hechos presentados.
Finalmente, si está de acuerdo con los hechos presentados por Hacienda, se debe suscribir el acta respectiva.
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