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Una realidad que atraviesa el mundo jurídico es que el mismo se encuentra en constante cambio. Esta realidad ha hecho que surjan cada vez nuevas reglas, normas e incluso “buenas prácticas”, que son de obligatorio cumplimiento para evitar incurrir en un ilícito.
En este sentido, desde el año 2010, con la reforma del Código Penal, las empresas están en la obligación de atender a toda normativa o instrucciones que vayan surgiendo para mejorar la transparencia de sus operaciones.
Por su parte, estas empresas deben crear toda una estructura que obedezca a tales instrucciones; ello con mira a evitar que ocurran delitos, de los cuales, a su vez, será responsable el administrador.
La respuesta es un rotundo sí. Todo aquel que maneje una empresa sabe lo complejo que puede resultar cada procedimiento y los riesgos que ellos implican. Incluso la irresponsabilidad de uno de sus empleados, toda la empresa puede quedar inmersa en un hecho ilícito.
En este sentido, se hace necesario contar con un abogado compliance officer u oficial de cumplimiento, quien diseñe todo un sistema de normas internas para la propia empresa, conocidas como buenas prácticas, a la cual deberá adecuarse toda la estructura y plantilla laboral. A su vez, este profesional pasará a ser el encargado de velar por que tal normativa se cumpla de manera efectiva.
Tal es la importancia de contar con este tipo de profesionales que, sin él, con facilidad cualquier empresa puede ser acusada de un hecho ilícito, por no contar con la debida estructura y el manejo de las normas sobre transparencia y honestidad que van surgiendo en diferentes sectores.
Lo primero que debe hacer este oficial de cumplimiento es analizar todo el funcionamiento de la empresa y realizar una análisis o matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (DAFO), para luego:
Este es uno de los puntos más importantes a tomar en cuenta. En este sistema de normas internas para la empresa, el abogado experto en compliance debe intentar reunir todos los procedimientos, reglas y demás buenas prácticas que hayan dictado los entes reguladores de la actividad a la cual se dedica la empresa.
Así, por ejemplo, si se trata de una empresa de corretaje, aseguradora o de financiamiento, el oficial de cumplimiento debe manejar a cabalidad toda providencia, resolución o manual de procedimientos dictado por las instituciones reguladoras del sector asegurador y financiera, para luego crear un sistema que pueda ser aplicado dentro de la respectiva empresa y ejecutado por cada uno de sus trabajadores.
El otro aspecto en el cual se sustentan las funciones del compliance officer es en procurar que las normas elaboradas en el respectivo código sean cumplidos por todos y cada uno de los miembros de la empresa. Para ello, es prudente que se establezcan:
– Charlas y talleres educativos para informar al personal sobre las nuevas obligaciones.
– Crear un sistema sancionatorio interno para sancionar el incumplimiento a las normas establecidas.
– Establecer un adecuado sistema de manejo de la información (fondos documentales, sistema de mensajería interna y encriptación de la información) que garantice la confidencialidad de la misma.
Aquí es donde el abogado se convertirá en un verdadero oficial, pues debe velar por que todos los miembros de la empresa se adecúen a este nuevo funcionamiento.
Las funciones normativas o reguladoras del compliance no se extinguen con la elaboración del respectivo manual o código. Por el contrario, el funcionario debe estar en constante actualización de las nuevas leyes o instrumentos normativos que vayan siendo dictados, para luego adecuarlos al funcionamiento de la empresa.
Uno de los mayores elementos que debe tener toda empresa al momento de contar con los servicios de un compliance officer, es que al mismo deberá dársele total autonomía en sus funciones, por lo que será necesario que el mismo tenga acceso a todos los sistemas de administración de la empresa. Sólo así se logrará garantizar que sus funciones se cumplan a cabalidad.
En todo caso, se debe recordar que todo profesional del derecho está obligado por ley a mantener absoluta confidencialidad sobre los asuntos de sus clientes. De igual manera, siempre es recomendable evaluar la trayectoria de dicho profesional. En todo caso, colocamos a su disposición nuestros servicios que cuentan con la mayor y mejor de las reputaciones en Santander.
Toda empresa suele contar con su abogado interno o consultor para los trámites legales pertinentes. No obstante, las funciones de este abogado y las del oficial de cumplimiento no son las mismas y, de hecho, se recomienda que se trate de personas diferentes.
En todo caso, es necesario recordar que el nivel de confianza y responsabilidad que requiere el compliance en sus funciones son muy altas, toda vez que incluso se hace responsable frente a los órganos de justicia en caso de un manejo inadecuado de sus funciones. Por otro lado, este oficial incluso está en la obligación de supervisar y regular cómo serán las funciones del abogado de la empresa, todo con miras a evitar eventuales ilícitos.
De igual manera, es de recordar que el abogado compliance no puede tener cualquier perfil, sino que obligatoriamente se debe tratar de un profesional con una amplia trayectoria y conocimiento de la materia sobre la cual está trabajando. En todo caso, no dude en contactarnos para poner a su disposición el perfil de nuestros profesionales, los cuales, sin dudas, de seguro se adaptarán a sus requerimientos.
En BBMAbogados somos especialistas en Compliance. No dude en contactarnos.
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